Copybook: Strukturgeber für Agenturen und Unternehmen

Von der Idee bis zur Veröffentlichung auf der Website durchläuft ein Content zahlreiche Stationen. Um den Erstellungsprozess möglichst transparent, einheitlich und effizient zu gestalten, arbeiten wir bei Moccu in unseren Website-Projekten mit einem Copybook.

Dieses zentrale Dokument enthält finale Textinhalte, Module inklusive Zeichenlimits, Bild-/Video-Links und -unterschriften sowie Metadaten. Diese lassen sich leicht voneinander unterscheiden und somit schnell identifizieren. Oder kurz: In diesem Dokument findet man den gesamten Content der einzelnen Webpage sowie eine exakte Beschreibung zu dessen Gestaltung.

Das ist einfach. Das ist transparent. Das ist ein sichtbares Ergebnis auf der Website. Und deshalb ein großer Pluspunkt für die Zusammenarbeit zwischen Agentur, Dienstleistern und Unternehmen.

Damit ein Copybook die Zusammenarbeit bei der Content-Erstellung erleichtert, muss es an den Produktionsprozess angepasst sein und eine klare Struktur haben. Schließlich arbeiten zahlreiche Abteilungen sowohl auf Unternehmens- als auch Agenturseite mit dem Dokument.

Zunächst werden alle Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten benannt und dokumentiert. So ist transparent dargestellt, wer wann involviert ist oder werden muss. Dadurch kann der Austausch schnell und zielgerichtet stattfinden. Darüber hinaus muss ein Copybook weitere Kriterien erfüllen, um die Arbeit zu erleichtern.

Auf Basis einer Copybook-Vorlage bekommt jeder Content ein eigenes Shared-Dokument im Word-Format, das auf einer geteilten Plattform beim Unternehmen liegt und in dem gemeinsam gearbeitet wird. Darin lässt sich leicht und transparent zusammenarbeiten. Der Austausch gelingt über die integrierte Kommentarfunktion.

In der Copybook-Vorlage sind bereits alle Module wie Bühne, Header, Text, Bild, Video, Akkordeon und so weiter hinterlegt. Textinhalte werden bei gegebener Keyword-Relevanz des Contents zunächst anhand eines SEO-Briefings erstellt und anschließend in das Copybook übertragen. Sollte kein SEO-Briefing erforderlich sein, findet die Texterstellung direkt im Copybook statt.

Darüber hinaus sind in der Copybook-Vorlage bereits Gestaltungsvorgaben definiert, damit weniger Rückfragen entstehen. So lassen sich Ping-Pong-Effekte vermeiden, die womöglich wegen falschen Vorstellungen von der Umsetzung eines Contents aufkommen könnten.

Positiver Nebeneffekt: Wer erstmals am Prozess der Content-Erstellung beteiligt ist, findet sich durch die eindeutigen Vorlagen schnell zurecht und kann in kürzester Zeit produktiv mitarbeiten.

Damit der Arbeitsablauf reibungslos funktioniert, ist klare Kommunikation notwendig. Schließlich kann jeder in einem Shared-Dokument etwas verändern. Bei eventuellen Missverständnissen hilft allerdings die Versionierung des Copybooks. So ist leicht nachzuvollziehen, wer wann was im Dokument geändert hat.

Auf den allerersten Blick kann ein Copybook wegen der zahlreichen Informationen verwirrend aussehen. Farbliche Markierungen helfen dabei, sich noch schneller zurechtzufinden, Änderungen sofort zu erkennen und Elemente voneinander zu unterscheiden.

Die Arbeitsweise mit einem Copybook bei Unternehmen, Dienstleistern und Agenturen initial zu etablieren, kann ebenfalls zu einer Herausforderung werden.

Für ein sortiertes Zusammenarbeiten muss zunächst ein System gefunden werden, in dem eine einheitliche Ordnerstruktur aufgebaut werden kann, damit alle Beteiligten Zugriff bekommen und produktiv arbeiten können.

Ein Onboarding zur Arbeitsweise mit Copybooks ist deshalb essenziell. Solch eine Einführung hilft Mitarbeitenden, sich eingebunden zu fühlen und direkt eigeninitiativ in dem Shared-Dokument zu arbeiten. Zudem erhöht das gemeinsame Verständnis und transparente Co-Working im Copybook die Wertschätzung der Arbeit aller Teammitglieder und bleibt die akzeptierte Referenzquelle für alle Content-Format-Entscheidungen.

Warum wir unser Copybook nicht mehr hergeben möchten? Weil der finale Status des Copybooks am Ende der Content-Erstellung die Liveseite widerspiegelt. Und weil es die Content-Erstellung für alle Beteiligten erleichtert. In dem Dokument ist paralleles Arbeiten von Unternehmen, Dienstleistern und Agentur möglich. Dadurch ist das Unternehmen als Agentur-Kunde nicht vom Endergebnis überrascht, sondern zufrieden, sodass Feedback-Schleifen entfallen.

Später ist das Copybook wiederverwendbar, zum Beispiel bei einem Refresh oder für Contents zu ähnlichen Themen. Wenn die Struktur einmal ausgearbeitet ist, lässt sie sich leicht anpassen.

Die Arbeit mit Copybooks bedeutet weniger Agentur-Aufwand und wertvolle Zeitersparnis, denn die Erstellung eines Copybooks ist erheblich schneller erledigt, als ein Layout in einem Grafikprogramm pixelgenau für jeden Content zu erarbeiten.

Auch für unsere Moccu-Insights-Artikel verwenden wir natürlich Copybooks.🙂

Neugierig geworden? Dann prüfen Sie direkt mit unserem Entscheidungs-
baum, ob und wie sich ein Shared-Copybook auch für Sie lohnt.

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